wczytywanie strony
 
ul. Pomorska 3/9, 45-321 Opole
+48 609 825 055
kontakt@o-media.pl

Autoprezentacja podczas spotkań online wideokonferencji e-rozprawy lub wideorozmowy

    E-rozprawy stały się sądową codziennością, do której siłą rzeczy musieli się dostosować prawnicy i uczestnicy postępowań. Jak zbudować profesjonalny wizerunek podczas komunikacji online? Jak zaprezentować się dobrze w komunikacji online z wymiarem sprawiedliwości? Jak być wiarygodnym? “Umiejętne eksponowanie swoich mocnych stron jest fundamentem korzystnej prezentacji swojej osoby jako partnera dla innych, zarówno w środowisku zawodowym, jak i prywatnym”. 

    Autoprezentacja podczas e-rozprawy

     

    Pozytywną prezentację cechuje kreatywność, entuzjazm, elastyczność w dostosowaniu się do zmian w otoczeniu. Niestety tylko w teorii jest to dość proste. Prezentowanie siebie, jako profesjonalnego pełnomocnika oraz stanowiska procesowego swojego klienta na sali sądowej stało się zasobem trudnym do wykorzystania przez adwokatów i radców prawnych. Potrzeba chwili każe szukać nowych sposobów i nowych środków wyrazu. 

    Z chwilą wejścia w życie w lipcu 2021 roku przepisów, zgodnie z którymi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego w sprawach cywilnych zasadą mają być rozprawy lub posiedzenia jawne, przeprowadzane przy użyciu urządzeń technicznych, z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, prawnicy stanęli przed nowym wyzwaniem. 

     

    Jak zaprezentować się online?

     

    Jak kształtować swój profesjonalny wizerunek przy pomocy Internetu? Jak działać skutecznie i podejmować decyzje w nienaturalnych dla siebie warunkach? Przede wszystkim jednak: jak zaprezentować się skutecznie online? Podobny dylemat może towarzyszyć każdej osobie, która zmuszona została do komunikacji biznesowej i ogólnie zawodowej online, w formie wideokonferencji czy wideorozmów. Jak pracować nad swoją autoprezentacją, gdy do dyspozycji mamy tylko malutkie okienko na monitorze komputera plus mikrofon? Jak zbudować swój wizerunek profesjonalisty, gdy trudno stanąć w postawie osoby zdecydowanej i pewnej siebie? Jak prezentować się skutecznie, gdy nie sposób gestykulować i zastosować dotychczasowej wiedzy oraz tych umiejętności, które do tej pory działały?

    Autoprezentacja w psychologii jest procesem, w trakcie którego kontrolujemy sposób postrzegania nas przez otoczenie, zarówno prywatne, jak i zawodowe. To próba zakomunikowania przez nasze wypowiedzi oraz komunikację niewerbalną, taką jak ton głosu, intonacja, artykulacja głosek oraz mowa ciała, kim jesteśmy, albo za kogo chcielibyśmy być uważani przez innych.

    Spotkanie w trakcie wideorozmowy, wideokonferencji bądź e-rozprawy jest formą autoprezentacji. Schludny wygląd, zadbane włosy, makijaż biznesowy – to podstawa. Elegancki ubiór, koszula, krawat, żakiet to absolutny ‘must have’, nawet jak łączymy się z klientami z pozycji domowej kanapy. Toga adwokacka i toga radcowska jest dużym ułatwieniem w przypadku rozpraw online, gdyż zwalnia z myślenia o tym, jak się zaprezentować. Odpowiedź brzmi: jako profesjonalny pełnomocnik.

     

    Zadbaj o drugi plan podczas spotkania online

     

    Ważną zasadą autoprezentacji online jest zadbanie o swój drugi plan, czyli tło, na którym się prezentujesz. Widok za Tobą mówi wiele o Tobie samym. Wszystko co dzieje się zarówno na pierwszym, jak i na drugim planie, jest formą komunikacji z otoczeniem.

    Moje doświadczenie zawodowe związane z prowadzeniem szkoleń oraz mediacji online pokazało mi, że ta prosta zasada wcale nie jest oczywista. Pierwszym grzechem jest siadanie twarzą do komputera, plecami do drzwi wejściowych do pokoju, salonu, sypialni. Zdarzyło mi się oglądać – w gronie kilkunastu uczestników szkolenia – niemal nagiego mężczyznę w oknie kamery, który wszedł do sypialni nieświadomy tego, że jego narzeczona jest na ZOOM. Widok wbiegających dzieci bywa zabawny podczas szkolenia z kategorii szkoleń miękkich, ale kompletnie nieprofesjonalny na spotkaniach biznesowych lub podczas e-rozprawy. Nie wspomnę już o suszarce z praniem czy porozrzucanych na oparciach krzeseł ubraniach, torbach i bibelotach. Każdy ma prawo prezentować się tak, jak chce, tyle tylko, że to wpływa na nasz wizerunek.

    Najlepszym tłem jest regał z książkami, gładka ściana, albo – mój ulubiony typ - ściana wypełniona zielenią kwiatów, pod warunkiem, że jest to zielony kącik, a nie pojedyncza paprotka wisząca nad głową. Taki obraz wygląda bowiem niedobrze. Zawsze można ratować się sztucznym tłem oferowanym przez platformę internetową, albo stworzyć swoje własne, ale w moim odczuciu wygląda to sztucznie. Osobiście zadbałam o gładką ścianę w domowym gabinecie, z przymocowaną na stałe nazwą firmy oraz logotypem i jestem z tego rozwiązania zadowolona. 

    Ważne, aby przestrzeń za naszymi plecami była spójna z naszą działalnością zawodową, dawała rozmówcy informację o naszej osobie oraz podkreślała, czy wręcz wzmacniała przekazywaną treść.

     

    Włącz kamerę podczas spotkania online

     

    Jeśli ktoś Cię zaprasza do swojego domu, nie chowasz się za ścianą, bo „włosy źle ułożone” bądź „źle spałem/spałam, nie mam makijażu”. Podstawowa zasada etykiety biznesowej, ale też zwykła kultura osobista, szacunek dla rozmówcy i zasada wzajemności w relacjach interpersonalnych wymagają bycia na spotkaniu całym sobą. Ta zasada odnosi się także do spotkań online.

    Włączona kamera pozwala nam się komunikować znacznie lepiej, ponieważ jesteśmy w stanie odczytywać świadomie i podświadomie elementy komunikacji pozawerbalnej, mowę ciała wyrażoną przez mimikę, mikroekspresje na twarzy, odczytywać emocje. Oczywiście jeśli nasz rozmówca odmawia włączenia kamery z powodu złego samopoczucia, musimy to uszanować.

     

    Patrz rozmówcy prosto w oczy

     

    Oczy są zwierciadłem duszy – to stwierdzenie znajduje swoje potwierdzenie w mowie ciała. Mrużenie oczu oznacza podstępność, bojaźliwość, a nieraz po prostu krótkowzroczność. Oczy szeroko otwarte to ufność. Carl Gustav Jung, szwajcarski twórca typologii osobowości, opartej na podziale ludzi na introwertyków i ekstrawertyków uważał, że ludzi można odróżnić po spojrzeniu. Oczy introwertyka są głębiej osadzone, natomiast ekstrawertyk otwiera je szeroko, jego spojrzenie jest żywe i pełne zainteresowania.

    Ile jesteśmy w stanie wyrazić oczami podczas spotkań online? Bardzo dużo, o ile zadbamy o to, by patrzeć rozmówcy prosto w oczy. To może być trudne, jeśli korzystamy z laptopa położonego na biurku lub stoliku, z kamerą umieszczoną poniżej naszej linii wzroku. Wystarczy jednak prosty zabieg: skorzystanie z podstawki pod laptopa, albo podłożenie książki pod laptopa, oczywiście odpowiedniej grubości i wielkości, by kamera znalazła się na wysokości oczu. Korzystając z kamery w telefonie komórkowym musimy zadbać o stabilne umieszczenie telefonu.

    Zwykle podczas rozmowy patrzymy w oczy rozmówcy przez około 60 procent czasu przeznaczonego na rozmowę. Podtrzymywanie kontaktu wzrokowego jest elementem aktywnego słuchania i pokazuje odbiorcy, że go słuchamy, że podążamy za jego wypowiedzią. Podczas spotkań online jest podobnie. Patrzymy w oko kamery tak, jakbyśmy patrzyli w oczy rozmówcy. Poszczególne momenty kontaktu wzrokowego zwykle nie trwają dłużej niż 10 sekund. Musimy czasem zwolnić wzrok i spojrzeć gdzieś w bok, ale potem wracamy, dzięki czemu pozostaje wrażenie skupienia i uwagi.

    Przenoszenie wzroku podczas spotkania online z oka kamery na ekran trzymanego w dłoni telefonu, pisanie smsów, rozmawianie z kimś, mimo wyłączonego mikrofonu po prostu przeszkadza. Twój rozmówca widzi każdą formę rozpraszania uwagi i nie odbiera jej dobrze. Po pierwsze dlatego, że postrzega to jako brak szacunku dla siebie i innych uczestników spotkania.  Po drugie, tworzymy w ten sposób w oczach odbiorcy wizerunek siebie jako osoby mającej trudności z koncentracją, mało profesjonalnej. Wreszcie, rozpraszając swoją uwagę, sami na tym tracimy, gdyż mogą nam umknąć bardzo ważne treści.    

     

    Autoprezentacja online uważaj na szumy informacyjne

     

    Profesjonalny wizerunek wymaga zadbania o swoje otoczenie w szerokim tego słowa znaczeniu. Nie chodzi tylko o biegające dzieci, szczekające psy, ale nawet dźwięki wydawane przez sprzęt RTV i AGD czy po prostu odgłosy miasta. Wszystko może powodować szumy informacyjne, zakłóceniaW moim przypadku, jako że mieszkam pod lasem, czasem odbiór treści szkoleniowych zakłóca… głośny śpiew ptaków, który słychać mimo zamkniętych szczelnie okien. Warto sobie odpowiedzieć na pytanie: czy mam wpływ na dźwięki, które mnie otaczają? Jeśli mam, mogę zadbać o zaciszne miejsce. Mogę się przenieść z komputerem do biura. Mogę zadbać o to, by w domu w wyznaczonych godzinach nie było domowników, a ukochany pupil został objęty opieką, zabrany na długi spacer. Pamiętajmy, że szumy informacyjne mogą utrudniać komunikacją, w tym odbiór naszego przekazu.

     

    Zadbaj o strukturę spotkania online

     

    O przebieg e-rozprawy zadba sąd. Każdy uczestnik wie, kiedy może zabrać głos, kiedy powinien się wypowiedzieć, a kiedy odezwać się nie wypada. Jeśli jednak bierzesz udział w wideorozmowie, w której jest kilku lub kilkunastu uczestników, warto zadbać o wprowadzenie struktury rozmowy, w tym zasad zabierania głosu. Każde spotkanie wypada zacząć od przedstawienia uczestników i dania im szansy na krótką autoprezentację, to zbliża ludzi i ułatwia przebieg spotkania. Warto wyznaczyć czas na każdą wypowiedź i pilnować ustaleń. Sesję pytań i odpowiedzi korzystnie jest zostawić na koniec spotkania. Pilnowanie ustalonego czasu spotkania świadczy o szacunku dla uczestników i powinno stać się normą. 

     

    Zadbaj o oświetlenie spotkania online 

     

    Podczas spotkania online, mając świadomość tego, że „ten mały obraz na monitorze, plus dźwięk wydobywający się z naszego mikrofonu” ma tak duże znaczenie dla odbioru naszej osoby, powinniśmy zadbać o jakość sprzętu, jakość Internetu, w tym alternatywne jego źródło w razie przejściowych trudności oraz dobre oświetlenie. Osobiście korzystam z małej lampki umieszczonej za monitorem, wcześniej testuję obraz – to rozwiązanie naprawdę się sprawdza. Pozwala odbiorcy szkoleń i webinarów widzieć oraz „czytać” moją twarz, a mnie świadomość, że zadbałam o komfort rozmówców wprawia w pozytywny nastrój.

     

    Autoprezentacja to także dobre zakończenie spotkania

     

    Ostatnim elementem, o którym warto pamiętać jest podziękowanie uczestnikom za udział w spotkaniu, danie im szansy pożegnania się, a następnie wyłączenie swojej kamery oraz mikrofonu. Zdarzają się osoby, którym coś się „wymsknie” na koniec, nim odpowiednia ikonka zgaśnie. Jedną z e-rozpraw sędzia rozpoczął od stwierdzenia, że słyszał, co uczestnicy powiedzieli po poprzedniej rozprawie i chciałby się do tego odnieść. Zrobiło się niezręcznie. W normalnej rzeczywistości wiemy, że „ściany mają uszy” i nie komentujemy niczego, nim opuścimy pomieszczenie. W spotkaniach online obowiązuje ta sama, bardzo prosta i przydatna zasada.

     

    Spotkania online zostaną z nami, czy nam się to podoba, czy nie, bo są łatwe, wygodne, dają wiele możliwości i jeszcze więcej korzyści.  Warto stosować podczas nich elementarne zasady etykiety biznesowej, pamiętając równocześnie, że ten krótki moment w kamerce i mikrofonie buduje nasz wizerunek, czyli nasz obraz w oczach innych, podlegający nieustannemu odtwarzaniu w kolejnych naszych działaniach i zachowaniach. Kształtujmy go świadomie.   

     

    Autor tekstu: Dr Ewa Kosowska-Korniak - mentorka, mediatorka, trenerka kompetencji miękkich, coach, właścicielka Instytutu Komunikacji O-Media.


    Galeria zdjęć:

    • Autoprezentacja podczas spotkań online wideokonferencji e-rozprawy lub wideorozmowy



    Kalendarz szkoleń

    Chcesz poznać terminy najbliższych szkoleń online. Wszystkie wydarzenia są publikowane z wyprzedzeniem. Informacje znajdziesz także na profilu O-media na Facebooku.

    +48 609 825 055



    Masz pytania?